Legislación vigente para la custodia de información comercial

 

La conservación de documentos es vital para las empresasLa información comercial tiene un valor crucial en la actividad empresarial. Custodiarla adecuadamente supone contar con un recurso comercial que favorecerá la productividad de la empresa y asegurará la correcta protección de los datos.

Por qué custodiar la información comercial

La conservación de documentos es vital para las empresas, ya que permite la acumulación, control y manejo de una información comercial de gran valor. Este material acumulado permite contar con un fondo de información que la empresa utilizará en sus actividades comerciales futuras.
Los datos comerciales o de personas jurídicas no están sometidos a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), ya que ésta es de aplicación solo en los que pertenecen a personas físicas. Sin embargo, existe una necesidad de custodia de tales documentos que va más allá del propio requerimiento legislativo. El valor de esa información es principalmente comercial, ya que en ella están contenidos los datos que permitirán a la organización ejecutar proyectos empresariales en un futuro, dirigirlos a una clientela potencial más probable y contar con una ventaja documental respecto a otras empresas.

Custodiar información comercial y cumplir la normativa

La información comercial relativa a personas físicas sí está sometida a un control normativo establecido en la LOPD. Las empresas deben ser conscientes, en todo momento, del tipo de información que manejan e identificar qué parte de ella está directamente relacionada con personas físicas y qué otra con jurídicas. Cuando el flujo informativo que se manipula es pequeño, (pequeñas y medianas empresas) este control supone la intervención de un equipo humano de tamaño moderado. Sin embargo, las grandes empresas manejan ingentes cantidades de información. Su control, gestión y custodia requiere, en múltiples ocasiones, del apoyo en entidades especializadas en tales actividades, de manera que se garantice el cumplimiento de la normativa vigente.

Un buen sistema de custodia de información comercial

Contratar los servicios de una empresa que facilite un sistema eficiente de custodia de información documental es crucial para las grandes empresas y altamente recomendable para las PYMES. Ello garantiza el cumplimiento de la normativa, la seguridad y control de la información y el rápido acceso a ésta.

Foto: Junial Enterprises – Fotolia.comSimilar Posts:

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