¿Dónde organizar un congreso?

 

Elegir el emplazamiento adecuado es vital a la hora de organizar un congreso.A la hora de realizar un evento es muy importante tener en cuenta ciertos aspectos. La elección del lugar es crucial. Para ello se disponen de numerosas páginas webs, en las cuales se puede comparar los hoteles disponibles en el lugar donde se va a realizar el evento.

Pasos a seguir para una buena organización

Lo primordial es tener claro el objetivo y la temática del mismo, ya que existen numerosas diferencias en función del tipo de congreso que se vaya a realizar. Lo siguiente es identificar el grupo al que está dirigido, idiomas y edad, así como el tamaño del grupo, para escoger dentro de los numerosos hoteles que existen el más adecuado. Otro dato importante es la elección de la fecha. Ésta se debe de hacer con sumo cuidado para evitar que coincida con otros eventos de características similares.

La importancia de organizarlo con antelación

Es muy importante empezar a organizar un congreso con bastante tiempo de antelación para poder adecuarlo al número de asistentes. Hay que tener en cuenta los medios de transporte por los cuales los oyentes van a acudir al acto, sabiendo de antemano la frecuencia de rutas y horarios. Esto ayuda a optimizar tiempo y recursos. Con la mayoría de compañías aéreas, igual que con los hoteles, se pueden acordar precios especiales para abaratar los gastos.

¿Qué beneficios nos aportan los hoteles?

Son múltiples los servicios extra que nos pueden aportar los hoteles en la organización de un congreso. En el mismo lugar de las ponencias y debates, se tiene la posibilidad de pernoctar, lo que hace que sea más cómodo para los asistentes. El servicio de catering, por lo general, también lo ofrecen, liberando de esa planificación a los coordinadores del evento. Asimismo, al tener todas las actividades concentradas en el mismo recinto, el tiempo libre podrá ser mejor aprovechado, ya sea con visitas a la ciudad o con acceso a los recursos del hotel (piscinas, spa o similares).

Foto: Vladimir Kolobov
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